Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że obecnie wybór odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur nie jest tak łatwym zadaniem, jak jeszcze kilka lat temu. Na rynku jest bowiem mnóstwo wysokiej jakości rozwiązań różnych znanych producentów. Czym zatem powinien cechować się dobry program do faktur?
Oprogramowanie musi posiadać dane kontrahentów
Warto wiedzieć, że bardzo istotną funkcją programu powinna być integracja z GUS. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł zaoszczędzić mnóstwo czasu na wprowadzanie danych. Ponadto rekomendowane jest, by system zapisywał kontrahentów.
Właściciel firmy powinien mieć możliwość przypisania poszczególnym klientom indywidualnych rabatów czy danych kontaktowych. Wspomniane funkcje pozwolą zaoszczędzić mnóstwo cennego czasu.
Weryfikacja kontrahentów
Należy mieć świadomość, że dobry i odpowiednio zaprojektowany system przeznaczony do fakturowania pozwoli na prześwietlenie poszczególnych kontrahentów pod względem ich wiarygodności. Proces będzie miał miejsce w tle w trakcie wystawiania faktury przez przedsiębiorcę.
Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że program do faktur będzie łączyła się z bazą dłużników, a także giełdą długów. Następnie wyświetli informację, czy dany kontrahent posiada zaciągnięte długi. Firma dzięki temu stosunkowo szybko zweryfikuje czy określony klient jest wiarygodny.
Automatyczne ewidencjonowanie faktur
Jest to kolejna bardzo istotna kwestia, którą powinno się wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji. Warto wiedzieć, że rozpoznawanie obowiązku podatkowego jest obowiązkiem sprzedawcy. Rekomendowane jest zadbanie o to, by program do wystawiania faktur od razu ewidencjonował wystawiony dokument w ewidencjach podatkowych.
W sytuacji, gdy oprogramowanie samodzielnie ustali obowiązek podatkowy w oparciu o wprowadzone dane, właściwie rozpozna moment, w którym dana faktura powinna być ujęta na gruncie PIT oraz VAT. Nie jest oczywiście zalecane sugerowanie się tylko ceną. Świetnym rozwiązaniem będzie także sprawdzenie, z jakiego oprogramowania korzystają inne firmy z branży. Można również zapytać się użytkowników na biznesowych grupach tematycznych na portalach społecznościowych, co sądzą o określonym programie.
Artykuł powstał woparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.