Każda jednostka, firma, przedsiębiorstwo produkcyjne, organizacja non profit czy urząd funkcjonuje na zasadzie oddziałujących na siebie obszarów działania. Są one ze sobą ściśle powiązane i nazywane są procesami.
Co to jest proces w firmie?
Proces jest zbiorem działań, które są ze sobą powiązane i oddziałują na siebie nawzajem. Za ich pomocą dane wejściowe przekształcane są w dany wyjściowe. Każdy proces posiada zawsze trzy elementy – dane wejściowe, przetwarzanie i dane wyjściowe.
Aby zapoczątkować proces w firmie, dane wejściowe są przetwarzane, co skutkuje przekształceniem ich w dane wyjściowe. Elementy mimo występowania w każdym procesie posiadają różne składowe w zależności od danego procesu.
Procesy w firmie – jak je zdefiniować?
Jeśli chcemy zdefiniować proces, to wcześniej należy określić kilka elementów. Pierwszym z nich jest określenie początku i końca procesu. Należy także zdefiniować dane wejściowe i wyjściowe, dostawcę i klienta procesu oraz osobę, która będzie odpowiedzialna za sterowanie procesem.
W firmie można wyróżnić dwa rodzaje procesów – podstawowy i pomocniczy. Pierwszy z nich jest procesem, który jest kluczowym dla firmy. To on określa strukturę firmy i jej działania strategiczne mające przyczynić się do osiągnięcia wyników finansowych. Procesy pomocnicze natomiast są procesami wspierającymi. Ich zadaniem jest wspieranie procesów podstawowych.
Zarządzanie procesami w firmie
Odpowiednio zdefiniowane procesy w firmie i ich opisanie stanowi punkt wyjściowy do zaprojektowania systemów zarządzania. Na podstawie procesów firma buduje fundament i są one punktem wyjścia do przypisania odpowiedzialności za tworzenie dokumentacji, wyznaczania celów oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za realizację ich i monitorowanie czy do określenia kryteriów w audytach wewnętrznych.
Jeśli Procesy w firmie zostaną źle zaprojektowane, to w konsekwencji mogą doprowadzić do chaosu. Oczywiście chaos przeistoczy się w spadek organizacji lub nawet jej brak. A to doprowadzi do spadku sprzedaży.
